Одна касса на несколько офисов — это возможно
Мы достаточно часто получаем вопросы от наших клиентов, как правильно регистрировать кассу для обособленного подразделения? Кто в таком случае должен заключить договор с ОФД? Рассказываем не только об этом.
До 01.02.2017 контрольно-кассовая техника подлежала постановке на учет в территориальной инспекции ФНС России по месту осуществления расчетов. Данная норма обязывала пользователя ККТ создавать обособленное подразделение организации там, где фактически касса установлена. Требование сводилось не просто к созданию единого филиала в субъекте Российской Федерации, где велась деятельность, но и с привязкой к каждой территориальной инспекции по адресу нахождения торговой точки.
С наступлением эры онлайн-касс данное требование ушло в прошлое, и теперь бизнес, даже при наличии обособленных подразделений в разных регионах России, может осуществлять регистрацию онлайн-касс в рамках единственного на весь регион обособленного подразделения (при этом требование не распространяется на облачные кассы, но об этом ниже). Зарегистрировать кассу можно через личный кабинет головной организации (используя ее КЭП), указав при этом КПП соответствующего обособленного подразделения.
С операторами фискальных данных еще проще – можно использовать единый личный кабинет для всей компании, объединенный одним ИНН. Это очень удобно в части контроля из головного офиса. Ограничить же сами филиалы от фискальных данных, которые к ним не относятся, можно с помощью ролевой модели доступа к личному кабинету, реализованной в е-ОФД.
Конечно, использование единого договора на обработку фискальных данных с оператором свободно применимо в тех случаях, когда обособленные подразделения не ведут самостоятельный учет финансово-хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть сложностидля филиала с исчислением налогов учетом доходов.
Кстати, если касса есть только у обособленного подразделения, а на счет головной организации поступил платеж от физлица, то для формирования чека можно использовать кассу обособки – вполне себе рациональное решение для разовых соответствий требованиям 54-ФЗ. Наоборот, соответственно, тоже работает.
Все, описанное выше, касалось только стационарных касс. С облачными кассами все еще проще, интереснее и доступнее. Если ваши филиалы не осуществляют очные расчеты с клиентами наличными или электронными средствами платежа по месту нахождения (стационарно), то 54-ФЗ не запрещает использовать единую облачную кассу.
Мы же все помним, что, начиная с 1 июля 2019 года, все платежи от физлиц, поступающие на расчетный счет организации должны быть фискализованы? В этой связи рекомендуем предоставить доступ к арендованной облачной кассе е-ОФД ответственным сотрудникам всех ваших обособленных подразделений и проинструктировать их как и в каких случаях надо применять онлайн-кассу. Создание ролей в личном кабинете поможет разделить участников и упорядочить работу. И это уж точно лучше, чем ставить стационарные кассы на всякий случай. Одна только тушка с ФН и ОФД стоит от 12 000 рублей. И чем дешевле касса, тем выше будут расходы на ее эксплуатацию.
Описанный будущем это позволит сократить количество сопутствующих затрат бизнеса и санкций налоговых органов за неприменение онлайн-кассы.
