Онлайн-касса для предпринимателей: правила выбора

На сегодняшний день в реестре зарегистрировано более 160 касс, и 58 их производителей. Как не промахнуться в своем выборе неопытному бизнесмену?

Начнем с того, что все кассы подразделяются на:

• Переносные;
• Стационарные;
• Облачные;
• Принтеры чеков.

Последний вариант еще называют фискальным регистратором. Вариантов с первого взгляда и немного, но много ошибок, которые можно совершить при выборе. Как результат – объявление в Интернете о продаже дорогостоящей кассы и списанный фискальный накопитель. Поэтому важно подойти к этому вопросу максимально серьезно и ответственно. Рассмотрим детальнее каждый вид кассы.

С переносной кассой все более-менее понятно. Вариантов может быть несколько: от «all inclusive», когда предусмотрен даже платежный терминал, до конструкторов, когда приобретается печатающее устройство для чеков, а управление производится с мобильного устройства, к которому подключен платежный терминал. Стоит отметить, что в таком случае производитель часто предлагает специальный жилет (для удобства при передвижении). 

Для многих самый оптимальный вариант – все включено, но здесь нужно предусмотреть некоторые нюансы:

1. Установленный модуль банка работает по универсальному протоколу, но его нельзя интегрировать с эквайрингом. Это связано с особенностями взаимодействия между протоколами определенных банков. По этой причине, такая касса предусматривает работу с одним, двумя или тремя банками, или же со службой занимающейся сбором всех онлайн средств – агрегатором, пересылающим средства в выбранный банк с задержкой в одни сутки. Здесь следует учитывать, что комиссия у агрегаторов выше, чем у самого банка.
2. Несмотря на то, что касса переносная, чаще всего технически она рассчитана на работу при комнатной температуре. Поэтому, если торговля предполагается на улице или в любых помещениях с суровыми условиями, тогда нужно искать специальное устройство. Нужно отметить, что они стоят на порядок дороже, чем обычные автономные кассы.
3. Для кассы необходимо приобрести чехол, а лучше всего, чехол с лямкой, потому как банальная невнимательность может привести к поломке дорогостоящей кассы и приостановить работу всего магазина.

Что касается стационарной кассы, то многое из указанной информации о переносной, так же можно отнести и сюда. Отличие может быть в том, что она не комплектуется чехлом. Также эту кассу нужно размещать на плоской поверхности и ей не обязательно иметь соответствующую форму для удобства использования во время движения. 

Подбирая максимально дешевые устройства, важно не купить такое, которое технически не сможет обработать большой объем продаж магазина.

Алексей Слепков

Также важно не платить лишнего за ненужные функции. Например, самая доступная по цене касса с кнопками на рынке стоит около 4 тысяч рублей, а место работы кассира в одном из известных магазинов, переходит по стоимости за 200 тысяч рублей. 

В чем же разница?

Кто-то подумает, что сетевой ритейлер с многомиллиардным оборотом не ведет счет деньгам. Но это ошибочное предположение. Просто каждое место работы кассира у них автоматизировано до такой степени, что заполненная полностью тележка сортируется по позициям и оплачивается всего за несколько минут. Кроме того, после выбытия товара через кассу, заявки на пополнение опустевших полок формируются системой автоматически.

Сама ККТ при такой автоматизации – это фискальный регистратор, у которого есть принтер чеков имеет повышенный ресурс (от 500 в сутки).

Нужно ли это все для рядовых продаж? Скорее нет, чем да. Тут вероятнее подойдет вариант попроще и таких полно. Подойдет та же автономная касса «все включено», о которой упоминалось выше.

Если же есть привычка работы в своей учетной системе на ПК, то следует уточнить у производителя, с какими кассами возможна интеграция, и определиться с выбором фискального регистратора. В основном каждый из них позволяет печатать до ста чеков в день. 

Преимущество такого регистратора состоит в том, что он не содержит никаких лишних элементов, которые могут сломаться. Это обычный принтер для чеков. Все другие функции выполняет управляющее устройство, которое при необходимости можно заменить и оно не прикрепляется навсегда к ФН. 

Подобное устройство, совместно с удобным программным обеспечением,обеспечивает быстрое оформление оплаты, а также оно самостоятельно ведет товароведческий учет, то есть обеспечивается автоматизация процессов.

Но что делать, если желания тратить деньги на учетную систему нет, или же объем продаж того не требует, или же интернет-магазин предлагает только несколько позиций товаров? 

И в этом случае выход имеется. Для перечисленных вариантов подойдет автономная касса, которая работает самостоятельно и отвечает 54-ФЗ.

Стоит отметить, что самая простая касса может отправить чек SMS-сообщением или электронным письмом. 

Сложность заключается только в том, что адрес нужно вводить с помощью цифровой клавиатуры. Все, что нужно – вовремя производить замену кассовой ленты и ФН.

Здесь важно в погоне за дешевизной не купить устройство, которое не будет справляться с объемом ваших продаж и наоборот, не переплатить за избыточный функционал.

К примеру, самая дешевая кнопочная касса на рынке стоит в районе 4000 рублей, а рабочее место кассира в универсаме Перекресток запросто переваливает по стоимости за 200 000 ₽.

А в чем разница? Неужели X5 Retail Group так сильно сорит деньгами? Вовсе нет. Просто у них рабочее место кассира автоматизировано настолько, что помимо того, что набитая доверху тележка разбирается по товарным позициям и оплачивается в течение 1-2 минут, так еще система автоматически формирует заявки на пополнение полок выбывшими продуктами. Ну а сама касса (точнее — контрольно-кассовая техника) там стоит стандартная – фискальный регистратор с повышенным ресурсом печати чеков.

Надо ли вам такое? Скорее всего нет, иначе вы бы не читали эту статью. Надо решение проще? Ок. Их полно. Та же автономная касса «все в одном» из первого пункта прекрасно подойдет.

Привыкли работать в своей учетной системе на компьютере – узнайте у разработчика, с какими кассами существует интеграция и остановите свой выбор на фискальном регистраторе.

В среднем они все рассчитаны на печать до 100 чеков в день (против 500 чеков по стандарту гипермаркетов). В большинстве случаев даже автономную кассу можно интегрировать с учетной программой и использовать ее как принтер чеков.

Плюс фискального регистратора заключается в том, что в нем нет ничего лишнего, что могло бы сломаться, это просто принтер чеков с фискальной памятью, все остальное делает управляющее устройство, которое легко заменяемо и не привязывается намертво к фискальному накопителю. Такое устройство в комплекте с удобным ПО обеспечит вам достаточно быстрое оформление расчетов (обязательное по закону) и одновременно будет вести товароведческий учет (автоматизация процессов).

Ну а если вы не хотите тратиться на учетные системы или же ваш объем продаж составляет всего несколько расчетов в день, или в вашем «меню» всего несколько позиций, тогда вам вполне подойдет автономная касса.

Работает сама по себе, отвечает 54-ФЗ, кстати любая, даже самая простенькая касса, может отправить чек в СМС или на электронную почту (вот только ввод адреса с цифровой клавиатуры – это …), главное вовремя менять кассовую ленту и фискальный накопитель.

На рынке именно автономных касс больше всего. Но при выборе следует обращать внимание не только на то, присутствует ли банковский модуль, но и на возможность его подключения. Самое основное, что важно предусмотреть – это считывание штрих-кода, то есть в устройстве должен быть предусмотрен сканер. Это очень важно, особенно с учетом запуска маркировки товаров. Также не менее важны каналы связи и интерфейс кассы.

Если купить кассу Атол 90Ф вместо Атол 91Ф (вторую модель в этой линейке) можно сэкономить одну тысячу рублей при покупке. Но в дальнейшем захочется заплатить больше, лишь бы не работать за этой кассой. Потому что на дешевой кассе нет удобного меню, а все операции можно выполнить только числовыми командами.

Облачная касса

Это наиболее перспективная касса и было бы здорово, если бы сняли бы всего два ограничения в законе, для их повсеместного использования.

Сколько ограничений можно снять: одна касса может использоваться в нескольких торговых точках, управлять ими можно с помощью планшетов или других устройств, чеки можно печатать на стандартном принтере.

При этом нет необходимости останавливать продажи в связи с выходом из строя печатающих головок. Если по закону в будущем приоритет будет принадлежать электронному чеку, тогда продажи можно оформлять с любого устройства и в любом месте.

Когда государство принимало реформу, мыслей о выдаче чеков для посетителей магазинов видимо не было.

Главная цель была – отчетность перед государственными органами, и автоматизация налогового учета.

Для этих целей облачная касса – идеальное устройство: выдается кассовый чек, есть криптозащита, есть данные о расчете, есть передача информации в фискальную налоговую службу.

Облачную кассу можно применять для фискализации. Она подходит для осуществления продаж в сети Интернет и для межбанковских переводов между физическими лицами. И здесь тоже для многих сюрприз!

С 1 июля 2019 года платежи с расчетного счета физического лица в пользу индивидуального предпринимателя или юридического лица должны быть фискализированы, причем до следующего рабочего дня с момента произведения оплаты или после вручения продукции. 

Здесь учитывается факт того, что наступит в первую очередь. Также данный тип касс применяется для вендинговых автоматических аппаратов.

В любом другом случае применение этого типа касс трактуется налоговиками, как нарушение правил пользования онлайн-кассами, и наказывается штрафом от 1,5 тысячи рублей для индивидуальных предпринимателей и до 10 тысяч рублей для юридических лиц.

Хотя, в теории и при наличии особого желания, могут назначить штраф за неприменение ККТ в размере от 30 тысяч рублей.

С типами касс надеюсь стало немного понятнее, но торопиться с покупкой пока не стоит.

Давайте разберемся с деталями, которые имеются во всех кассах:

• Перед тем, как приобрести кассу нужно уточнить, какие затраты ожидают предпринимателя в дальнейшем.

Поскольку большинство онлайн-касс схожи с электрическими зубными щетками. Сначала нужно прибрести саму коробку и щетку, потом футляр, потом зарядное устройство, подставку и сменные насадки. Такой маркетинговый ход применяют многие производители.

И связано это с высокой конкуренцией. В первую очередь, может всплыть факт завершения пробного периода, и теперь нужно платить за пользование кассовым ПО.

Также, законодательство часто меняет формат кассовых чеков, поэтому большинство производителей без особых стеснений берут деньги за обновление базового ПО кассы, а это несколько тысяч рублей в год.

• Сервис.

Кроме запрета на проведение расчета без кассового аппарата, у предпринимателя еще и ФН на один раз. Поэтому кроме надежного производителя, нужно выбирать быстрый и достойный сервис. 

Здесь важно понимать, что лучшее обслуживание может обеспечить только производитель.

В определенных ситуациях, предпринимателю выдается новая касса со старым регистрационным номером, а это сохраняет фискальный накопитель и позволяет продолжать работу без новой регистрации.

Если же решается вопрос только отправкой устройства на производство, а предприниматель все же остановил свой выбор именно на нем, тогда лучше приобретать сразу 2 кассы.

На этом все. Пока все ))

Если у вас есть своя интересная история, связанная с выбором и покупкой кассы, обязательно напишите нам weloveourclients@e-ofd.ru

Ведь именно основываясь на опыте владельцев онлайн-касс родился этот пост.

Алексей Слепков, Исполнительный директор е-ОФД