Онлайн-касса — это…

Понятие «Онлайн-касса» вошло в лексикон всего бизнес-сообщества России в начале 2016 года, когда была поставлена жирная точка в вопросе необходимости проведения кассовой реформы. Главное в этом решении: весь существующий парк контрольно-кассовой техники в нашей стране должен был быть заменен, а в редких случаях модернизирован к 1 июля 2017 года. Это без малого 1,3 млн. кассовых аппаратов с разбросом стоимости от 5 до 50 тысяч рублей.

Новые модели касс особо никто не изобретал, большинство онлайн-касс стали эволюцией дореформенных устройств. На волне реформы некоторые производители поймали хайп и выпустили так называемые ньюджеры (от англ. new generation), которые больше похожи на смартфоны или планшеты, многие из которых работают на платформе Андроид. Но ключевым нововведением для всех стал отказ от принципа хранения данных о расчетах в защищенном контейнере внутри самой кассы. Теперь криптографический чип – фискальный накопитель (ФН) научился работать в онлайне и подтверждать факт отправки информации о расчете в фискальную систему России. Сформировав запись о расчете, и присвоив кассовому чеку фискальный признак (числовое значение), касса начинает активно через сеть интернет стучаться к крипто-серверам оператора фискальных данных (ОФД) и ожидать от последнего подтверждение о приеме данных. ОФД, в свою очередь, являясь уполномоченной ФНС организацией, уже сохранит у себя все полученные чеки, а также уведомит информационные системы государства о расчете.

И вот тут у тех, кто впервые сталкивается с онлайн-кассами и не знает всех тонкостей их работы, возникает ужас в глазах и вполне резонный вопрос: а что будет, если касса не сможет выйти в онлайн и связаться с ОФД. Ничего страшного не случиться, во всяком случае в течение последующих 30 календарных дней. Все это время касса в тандеме с ФН будет фискализировать платежи, присваивать им фискальный признак, печатать чеки, и пытаться связаться с ОФД. И только по прошествии 30 дней с момента формирования первого не переданного в ОФД фискального документа ФН заблокируется. Соответственно, касса перестанет формировать чеки, пока не свяжется с ОФД и не передаст туда накопленный массив данных.

Основная проблема, которая может возникнуть с кассой в оффлайне: мобильное приложение ФНС России, как и домашний ОФД, не смогут выгрузить чек до момента выхода кассы в онлайн. Это может привести к неоправданным жалобам со стороны покупателей. Еще, кстати, касса не отправит электронный чек на почту или в СМС сообщении. Так что, если налоговый инспектор, производящий контрольную закупку, попросит отправить ему электронный чек, я бы советовал быстренько вывести кассу в онлайн.

Было бы глупо использовать современные технологии только для хранения информации. Помимо данных о факте расчета государство теперь получает всю информацию ему сопутствующую. Здесь и информация о самом товаре или услуге, способе платежа, применяемой ставке налога, акцизе и еще много чего и даже сведения о покупателе, если им является юрлицо или индивидуальный предприниматель. В 2019 году в чек даже добавили сведения о об обязательной маркировке реализуемой продукции.

Теперь немного о самих устройствах с точки зрения пользователя. Все онлайн-кассы можно разделить на следующие типы устройств:

• Автономная касса — устройство либо с клавиатурой, либо с тачскрином, которая самостоятельно, по средствам встроенных инструментов, способна фискализировать операции.
• Фискальный регистратор (ФР) – выглядит как принтер, но на самом деле также содержит в себе крипто-модуль и ФН, просто данные о расчете вводятся не на самой кассе, а поступают от стороннего устройства, которым может быть даже смартфон, с установленным на него ПО.
• Облачная касса. Технической особенностью данного типа касс является то, что в них отсутствует принтер, а все управление процессом фискализации, как и в случае с ФР осуществляется сторонней программой. При этом сама касса может находиться вне места расчета, что позволяет использовать данную кассу в разных местах одновременно. Данные кассы подходят не для всех типов расчетов, а применимы для: интернет-торговли, вендинговых аппаратов, фискализации межбанковских платежей, а также всех типов развозной торговли и оказания услуг вне стационарной точки продаж.

В части базового кассового ПО все эти устройства практически идентичны, все одинаково выполняют функции фискализации, все, отдельно хочу обратить внимание читателя, ВСЕ онлайн-кассы одинаково хорошо работают со всеми операторами фискальных данных и со всеми моделями фискальных накопителей, ну и или наоборот – плохо работают, но это уже скорее ближе к вопросу о браке. Создание касс под конкретный ОФД или конкретную модель ФН прямо запрещено 54ФЗ, и ни один эксперт не выдаст положительное заключение для такой онлайн-кассы (перед тем как попасть в реестр ФНС России каждая модель онлайн-кассы проходит проверку ФСБ России в части криптозащиты, а также экспертизу в специализированной организации на предмет соответствия законодательству о контрольно-кассовой технике и протоколам информационного обмена). Также все кассы умеют отправлять в ОФД команду на отправку электронного чека в СМС или электронной почте, зашифровывают передаваемые в ОФД данные (а все ОФД умеют их расшифровать), печатают QR-код на чеке.

А чем же тогда кассы отличаются (на сегодня реестр ФНС включает в себя 180 моделей ККТ) и на что следует обратить внимание при выборе конкретной модели? Необходимо разобраться, соответствует ли понравившаяся модель Вашим требованиям. Например, если в планах выдавать несколько чеков в день, то нет смысла покупать фискальный регистратор, для работы которого еще и управляющее устройство потребуется и почти наверняка сторонний, совсем не бесплатный софт. А если наоборот, у Вас хороший поток клиентов, то надо еще и определить, сколько чеков в день печатается, так как касса с возможностью печати до 100 чеков в день при превышении гарантированной производителем нагрузки очень быстро выйдет из строя и потребует недешевого ремонта. Также кассы, как и любая другая техника, требовательны к условиям окружающей среды, и не надейтесь, что касса с температурным режимом использования, который характерен для отапливаемых помещений, подойдет для применения на перроне железнодорожной станции в зимний период. А если Вы покупаете кассу в формате смартфона, обязательно поинтересуйтесь у продавца, не предусматривает ли установленная система использование платного ПО. Клиенты е-ОФД уже не раз были вынуждены отказываться от таких касс, так как после окончания «ознакомительного» / «включенного в стоимость кассы» периода, дешевле было купить новую онлайн-кассу в классическом форм-факторе, чем продолжать платить абонентскую плату за софт, без которого касса не работает.

Если у кого-то из читателей появились вопросы по той или иной модели кассы – пишите в комментариях . Мы обязательно на них ответим. Но сразу оговорюсь, что производителей более 50 уже, и мы знакомы с продукцией далеко не всех из них. Также нам будет интересно узнать о личном опыте предпринимателей, связанном с использованием контрольно-кассовой техники.